L’ufficio accettazione (front office) presente in ogni struttura, accoglie gli utenti con disponibilità e competenza nell’obbiettivo di rispondere alle loro esigenze.
L’ufficio accettazione fornisce all’utente questi servizi::
informazioni sulle prestazioni diagnostiche e gli orari di visita;
prenotazioni anche telefoniche di prestazioni specialistiche;
preventivi gratuiti anche telefonici sulle prestazioni sanitarie;
ottimizzazione dei tempi di accesso per prestazioni multiple;
informazioni sui tempi di attesa delle prenotazioni e della consegna dei referti;
consegna dei referti e su richiesta anche a domicilio.
Il centralino telefonico è in funzione durante tutto l’orario di apertura per informazioni e prenotazioni.
Come accedere alle strutture
In tutte le strutture del gruppo l’utente, al suo arrivo, prima di rivolgersi al’accettazione, deve ritirare un biglietto con il numero del proprio turno dall’apposito distributore (a parte Progetto Salute, in cui non c’è turno e ci si presenta direttamente all’accettazione). Attenzione specifica viene prestata ad alcuni casi particolari come pazienti minorenni, interdetti, ecc. che è opportuno vengano sempre accompagnati da un genitore, tutore, o da chi ne rappresenta la potestà genitoriale.
All’accettazione è necessario che l’utente consegni:
La tessera sanitaria (a questo proposito, si ricorda ai cittadini in temporaneo soggiorno/domicilio, di verificare la validità della tessera al momento dell’esecuzione della prestazione e di comunicare all’accettazione l’eventuale data di scadenza. Si rende noto che, mensilmente, l’U.L.S.S. verifica la validità della stessa utilizzata e l’eventuale riscontro di prestazioni erogate in convenzione con tessera scaduta comporta il successivo recupero delle somme dovute).
Prescrizione del medico curante.
Codice fiscale.
Recapito telefonico (facoltativo), per eventuali comunicazioni.
Consegna di esiti precedenti riguardanti il quesito diagnostico.
Poiché presso Data Medica è possibile effettuare un grande numero di prestazioni senza prenotazione, tra le 9.00 e le 10.30 potrebbero formarsi attese all’accettazione superiori ai 20 minuti. Ad accettazione effettuata viene consegnato all’utente un documento contenente l’indicazione della prestazione specialistica da effettuare, il giorno e l’ora dell’appuntamento e la data per il ritiro dei referti.
Tempi medi di attesa all’accettazione per le prestazioni senza prenotazione Si forniscono i tempi medi di attesa giornalieri, rilevati dalle nostre statistiche, dall’arrivo dell’utente all’esecuzione della prestazione (prelievi venosi, elettrocardiogrammi, esami ginecologici, radiografie - dati rilevati nell’anno 2010). Data Medica Padova s.p.a.: 12 min. Data Medica - Unità locale di Chioggia: 13 min. Punto di prelievo di Cavarzere: 1 min. Nelle ore di maggior afflusso dell’utenza, i tempi di attesa possono subire delle significative variazioni.
Tempi medi di attesa all’accettazione per le prestazioni prenotate Per le operazioni di accettazione il tempo mediamente necessario è di 7 minuti in Data Medica Padova, 6 minuti in Euganea Medica, 3 minuti in Poliambulatorio Euganea Medica (nelle ore di maggior afflusso dell’utenza i tempi di attesa possono subire delle significative variazioni). Si prega di giungere presso queste strutture almeno 20 minuti prima dell’ora fissata per le prestazioni prenotate.
Presso Progetto Salute il tempo mediamente necessario per le operazioni di accettazione è di 3 minuti. Gli utenti sono pregati di presentarsi 10 minuti prima dell’orario di prenotazione.
Presso Cemes il tempo di attesa medio per le operazioni di accesso alla visita medica specialistica è di circa 10 minuti, mentre le prenotazioni dei progetti riabilitativi richiedono mediamente 15 minuti, in base alla complessità della prenotazione stessa, che avviene subito dopo l’esecuzione della visita specialistica fisiatrica.
Per ulteriori informazioni riguardanti le liste d’attesa e le classi di priorità delle prestazioni consultare la pagina "Modalità di erogazione delle prestazioni".
Privacy e trattamento dei dati sensibili
In ottemperanza al D.Lgs 196 /2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali - Privacy” il gruppo ha predisposto tutte le misure atte a garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale. Al momento dell’accettazione viene consegnato al paziente un modulo informativo sulle modalità di trattamento dei dati sensibili. Al paziente viene chiesto di sottoscrivere il consenso al trattamento, in caso contrario non può essere erogata la prestazione poiché non si possono trattare i dati (raccolta, inserimento sul sistema informatico, archiviazione dei dati anagrafici e sanitari) senza il consenso scritto dell’interessato. In questa fase viene chiesta anche l’autorizzazione a inviare a casa depliant o materiale illustrativo della struttura. In adeguamento alla normativa, la chiamata del paziente per l’esecuzione della prestazione avviene con il numero di accettazione.
Diversabili
Tutte le strutture sono attrezzate per l’accesso alle persone diversamente abili. In particolare presso tutte le strutture è presente un apposito ascensore. Nell’ingresso principale sono disponibili apposite carrozzine per persone diversamente abili. In Progetto Salute gli ambulatori sono tutti al pianterreno, e quindi l’accesso è più agevole per le persone diversabili.
Ritiro referti
La consegna dei referti e l’incasso dei ticket per le prestazioni viene svolto dal settore “cassa” negli orari di apertura. Si accettano pagamenti anche con Bancomat, assegni e carte di credito: Visa, MasterCard, Cartasì, Maestro, Banco Posta, American Express (questa ultima non per Cemes). Per il ritiro dei referti l’utente deve prelevare il numero, che assegna la precedenza (presso Progetto Salute il numero non serve). Il referto medico specialistico viene consegnato nel minor tempo possibile e, salvo casi particolari, entro il giorno successivo alla prestazione. In caso di urgenza si applica la massima sollecitudine consentita dai tempi tecnici necessari. Secondo le indicazioni del D.Lgs 196/03 per la tutela della Privacy, i referti vengono consegnati in busta chiusa all’interessato solamente presentando l’apposita ricevuta. Essi possono essere ritirati anche da altra persona, in questo caso l’interessato è tenuto ad autorizzare la consegna compilando e firmando la delega posta in calce alla ricevuta con i dati anagrafici del delegato. L’identificazione della persona delegata avviene tramite l’esibizione di un documento di riconoscimento. In fase di accettazione è possibile richiedere la spedizione del referto per posta o per corriere; in questo caso è previsto il pagamento della relativa tariffa di spedizione. I nostri specialisti sono a disposizione del medico curante per chiarimenti circa i risultati degli esami.
Mancato ritiro referti e mancata disdetta delle prenotazioni convenzionate
Obblighi dell’utente · Dare disdetta della prenotazione entro 24 ore alla nostra organizzazione.. · Il referto va ritirato entro 30 giorni dall’effettuazione della prestazione specialistica o dalla data prevista di consegna del referto. Conseguenze e sanzioni in caso di inosservanza · In caso di mancata disdetta entro il termine massimo l’utente, anche se esente, è tenuto al pagamento del ticket. · L’utente che non ritira il referto entro 30 giorni è tenuto al pagamento della prestazione per intero, come “pagante in proprio” dedotto l’importo del ticket se è stato versato anticipatamente. · Le sanzioni saranno applicate dalla ULSS di appartenenza dell’assistito. Si rende noto che la circolare regionale Prot. n. 367920 del 29/06/2007 di attuazione della DGR n.600/2007 in materia di contenimento delle liste di attesa prevede che la nostra organizzazione è tenuta a comunicare trimestralmente alla ULSS i nominativi degli utenti i cui referti non sono stati ritirati entro i 30 giorni successivi alla data prevista per la consegna degli stessi..
Partecipazione dell’utente
Per tutelare gli utenti da eventuali disservizi è istituito un servizio segnalazioni reclami, a cui si possono rivolgere gli utenti, i familiari ed il medico curante. La segreteria di accettazione è a disposizione durante tutto l’orario di servizio per ricevere segnalazioni e reclami. Le problematiche segnalate vengono affrontate nel più breve tempo possibile per dare adeguate risposte nel modo più efficiente e rapido e comunque entro i tempi previsti dalle vigenti disposizioni in materia. Le schede per i reclami si possono anche scaricare dal sito web www.gruppodatamedica.it Inoltre gli utenti possono partecipare al miglioramento del servizio proponendo suggerimenti negli appositi questionari di soddisfazione e dal 2010, nell’ottica dell’empowerment degli utenti, è stato istituito un gruppo di opinione da cui vengono raccolti suggerimenti e giudizi sui servizi.
